Strategisch Portfolio Management
Align. Prioritiseer. Voer uit.
Zorgt ervoor dat bedrijven een gebalanceerd portfolio uitvoeren in lijn met de strategie en met maximale waarde.
Zorgt ervoor dat bedrijven een gebalanceerd portfolio uitvoeren in lijn met de strategie en met maximale waarde.
Een grote uitdaging voor senior management is het overbruggen van de strategie die is geformuleerd en de uitvoering ervan. Door de snelle ontwikkelingen in de markt en wereld kan het nodig zijn om de strategie snel aan te passen zodat de missie van een organisatie nog steeds bereikt wordt. Strategisch portfolio management stelt bedrijven in staat om hun veranderportfolio goed te bepalen en uit te voeren. De sleutel is om de vaardigheden te beheersen om continue het portfolio in lijn te brengen met de strategie, om goed te prioriteren en te plannen en vervolgens ook succesvol het project portfolio uit te voeren.
“By 2025, 70% of digital investments will fail to deliver the expected business outcomes in the absence of a strategic portfolio management approach.” Gartner, 2021
Organisaties die worstelen met het stroomlijnen van hun portfolio met de bedrijfsdoelen ervaren vaak het volgende:
Teveel projecten | Er lopen teveel projecten op hetzelfde moment die allemaal beroep doen op dezelfde resources. Dit leidt intern tot concurrentie op de kritische resources en zorgt ervoor dat de focus op de strategie naar de achtergrond verdwijnt.
Strategische disconnect | Het is niet duidelijk voor de medewerkers waarom ze werken aan bepaalde projecten. Het risico bestaat daarom dat ze hun eigen prioriteiten gaan bepalen.
Ongebalanceerd portfolio | Er is een onbalans in de projecten omdat de prioriteiten niet duidelijk zijn geformuleerd of niet in lijn zijn met de strategie (vaak is dat omdat de strategie niet vertaald is naar duidelijke en meetbare doelen)
Lagere portfolio waarde | Waardevolle resources zijn dan wel hard aan het werk maar niet aan de juiste set aan projecten. Dit leidt tot een toegevoegde waarde van het hele portfolio dat niet optimaal is.
Er zijn drie focus gebieden die binnen Strategisch Portfolio Management zorgen voor succes en de genoemde uitdagingen het hoofd bieden. Zorg dat je SPM proces daar op is ingericht om de toegevoegde waarde van het portfolio te maximaliseren.
Zorg dat de strategie is vertaald in heldere en meetbare doelen zodat projecten gescoord kunnen worden op de relevante doelen en zo hun strategische bijdrage duidelijk wordt. Er zijn verschillende management methodieken die bedrijven daar bij helpen: OGSM, OKR, Hoshin Kanri, en diverse andere.
Prioriteer het projectenportfolio en zorg dat de planning rekening houdt met eventuele resource beperkingen (zowel financieel als staffing). Denk daarnaast ook vooraf goed na over hoe een gebalanceerd portfolio er uit moet komen te zien. Daarmee heb je ook duidelijk welke data je wil loggen op elk initiatief. Met die informatie wordt vervolgens het besluitvormingsproces rondom de prioritering, balancering en planning goed ondersteund.
Een duidelijk portfolio management controle proces is cruciaal om de oplevering van het lopende projectenportfolio te monitoren en tijdig bij te kunnen sturen. Denk daarbij aan vragen zoals: wat is de status van de lopende projecten, hoe ziet de voortgang eruit, wat zijn relaties met andere projecten en hoe loopt dat, hoe ziet het financiële plaatje eruit, …? Vragen die een duidelijk antwoord nodig hebben om snel bij te sturen als dat nodig is en beperkte middelen toe te wijzen aan een projectenset die de meeste waarde toevoegen.
Wanneer projecten gescoord en geëvalueerd zijn op hun strategische fit, is de rol van deze projecten duidelijk. Bedrijven die sterk zijn in SPM herkennen zich niet in het onverwacht opduiken van lopende projecten of dubbele projecten die in de organisatie uitgevoerd worden. De portfolio samenstelling is duidelijk, gebalanceerd en kan aan alle betrokkenen helder uitgelegd worden.
Strategisch Portfolio Management is alleen succesvol als de strategie is vertaald naar heldere en duidelijke doelen. Als elk initiatief vervolgens gescoord is op deze doelen, dan pas kan een gefundeerd besluit genomen worden of het project interessant genoeg is. Dus geen verrassingen meer hoe een project eigenlijk bijdraagt aan de overkoepelende bedrijfsstrategie.
Door een duidelijke set aan doelen is het makkelijk om een portfolio continu te herevalueren als er nieuwe projecten binnenkomen of lopende projecten niet zo goed presteren als verwacht. Organisaties die flexibel zijn in het bijsturen van hun portfolio (daarbij hoort ook het voortijdig eindigen van lopende initiatieven ten gunste van andere projecten die meer waarde toevoegen), zorgen ervoor dat de waarde van hun veranderportfolio is geoptimaliseerd en vaak een voordeel hebben ten opzichte van de concurrentie.
