Project Portfolio Management
Operationele focus
Weet hoe het lopende portfolio presteert
Project portfolio management (PPM) is de laatste jaren omarmd door veel organisaties. Veel bedrijven zijn gestart met het centraliseren van de projecten met als doel om een status overzicht centraal te krijgen, inzicht in de planning en het boven water krijgen van mogelijke resource uitdagingen. Dat is wat operationeel project portfolio management over gaat.
Of je nu al volwassen bent op het gebied van PPM of in de beginfase staat, het beste advies om te starten met ppm is het centraliseren van alle project data.
Als er geen of ineffectief project portfolio management is geimplementeerd, dan worden bedrijven geconfronteerd met diverse uitdagingen:
Gebrek aan gecentraliseerde en up to date data | Er is geen enkele lijst in het bedrijf die in 1 oogopslag de status van alle geplande en lopende projecten laat zien. In het beste geval is die er wel maar zijn er twijfels over de correctheid, up-to-date-heid en compleetheid. Waarschijnlijk wordt het projectenportfolio gemanaged in 1 of meerdere Excelbestanden, misschien zelfs gelinkt aan Power BI reports in een poging om tot een gecentraliseerd overzicht te komen.
Onduidelijkheid over performance| Of de lopende projecten in het portfolio het goed doen of niet, is een cruciale input voor het bepalen en bijstellen van het projectenportfolio. Veel bedrijven hebben een uitdaging om dat beeld over de projecten heen te centraliseren. Dat leidt tot beperkte en gefragmenteerde input voor het management dat moet bepalen of er bijsturing nodig is. Dat voelt als sturen met een blinddoek op.
Gebrek aan transparantie | Medewerkers hebben geen idee over welke projecten er allemaal lopen. Daarnaast ervaren ze wellicht dat een project een ander initiatief tegenwerkt of dat er zelfs gelijkaardige projecten lopen elders in de organisatie. Een gebrek aan transparantie zorgt daarnaast ook voor minder gemotiveerde medewerkers.
Om een goed zicht te hebben op de lopende projecten in het portfolio, is een duidelijk beeld nodig van de status van de projecten. Dit is input voor management om te bepalen of een project mag doorgaan of tijdelijk stopgezet moet worden ten gunste van andere initiatieven die meer waarde bieden.
Vraag de project managers om periodiek een status update te geven op hun projecten. Een stoplicht rapport met wat high level toelichting is voldoende voor portfolio management. Met die informatie wordt snel inzichtelijk of er bijsturing nodig is en welke projecten wellicht onderwerp zijn van herevaluatie.
Focus op de high level planning en voortgang van de projecten. Verlies je daarbij niet in de gedetailleerde project maangement planning overzichten. Dat is niet nodig op het niveau van project portfolio management. Het gaat erom dat duidelijk is wanneer het project speelt en of ze voor of achter op schema lopen.
Portfolio management moet zich focusen op de kritische resources. Zorg dat je in beeld hebt wat de kritische resources zijn in de organisatie. Dit zijn de rollen die niet makkelijk extern invulbaar zijn of aanvullende resources voor worden gevonden. Registreer de behoefte voor deze rollen op de projecten en evalueer of dit past met de beschikbaarheid. Op die manier is er inzicht in de uitvoerbaarheid van het gewenste projectenportfolio.
Door het centraliseren van alle relevanten projectdata krijg je 1 versie van de waarheid. Dat klinkt simpel maar bij veel bedrijven is dit een enorme uitdaging. Echter, dit is de startsleutel om succesvol te kunnen zijn in het goed bepalen van het portfolio maar ook in het uitvoeren van het portfolio. Zorg dat je investeert in een pragmatische en professionele oplossing om je data te selecteren. Lees hier meer over vijf aandachtspunten bij de selectie van een portfolio management tool.
Door de project managers periodiek hun projecten te laten updaten als input voor het ppm proces, krijgen alle relevante stakeholders inzicht in de actuele performance van het lopende portfolio. Dit help in het begrijpen van waar de organisatie mee bezig is en betrekt daarmee ook alle relevante medewerkers om van het project portfolio management proces een succes te maken.
Een van de meest voor de hand liggende voordelen van project portfolio management is betere besluitvorming. Dat is ook logisch: alle data over projecten en programma’s zijn centraal beschikbaar in lijsten en visuele overzichten. Dat zorgt voor duidelijke informatie en inzichten voor het Portfolio Board die periodiek het portfolio moet reviewen en bijsturen. Daarom is investeren in een gecentraliseerde oplossing een no brainer gezien het gigantische voordeel dat slimmere besluitvorming met zich meebrengt.
