Project portfolio management. Het klinkt moeilijk, lastig en ingewikkeld. Als een uitgekiende wetenschap met duidelijke do’s en onverbiddelijke don’ts. Wat veel mensen echter niet beseffen is dat we zowel in ons prive-leven als zakelijk leven continu bezig zijn met keuzes maken. Met het afwegen wat het beste bij onze ambities en doelen past. Wat mogelijk is binnen de beperkte tijd en onze financiële middelen die we hebben. Kortom, hoe halen we het maximale uit het vat der mogelijkheden?

En net dat is de essentie van project portfolio management. Hoe zorgen we dat we geen tijd en/of geld verspillen aan initiatieven die niet bijdragen aan het hogere doel van het bedrijf maar ons volledig richten op projecten die leiden tot uitvoering van de strategie?

Project portfolio management hoeft niet moeilijk te zijn. Als jouw bedrijf een duidelijke strategie heeft en politiek geneuzel een ver-van-je-bed show is, dan is het objectief scoren en prioriteren van projecten een piece of cake… Echter, de twee aannames die in de vorige zin staan, zijn nogal wat.

Is jouw strategie helder?

Laat ons even ingaan op een duidelijke strategie. Hoewel bijna elk bedrijf zal zeggen dat ze een duidelijke strategie heeft, valt dat in de praktijk toch erg tegen. De strategie is vaak niet helder geformuleerd en wordt daardoor op verschillende manieren geïnterpreteerd. Dat geeft ruimte om initiatieven zo te scoren dat ze op papier wel bijdragen aan de strategie maar in realiteit niet optimaal zijn voor het bedrijf.

Wil je als bedrijf enige zekerheid dat jouw portfolio management proces daadwerkelijk bijdraagt aan de realisatie van je strategie, dan begint het met het onderzoeken of je strategie voor iedereen duidelijk is en of ze vertaald kan worden naar duidelijke en meetbare doelstellingen. Een investering in helderheid op dit gebied verdient zich driedubbel dik terug. Ik ben geen fan van dure consultants maar voor strategische helderheid maak ik een uitzondering. Haal die boutique consultancy club dus wel degelijk in huis om samen met het top management deze oefening uit te voeren.

Worden besluiten objectief genomen?

Niemand houdt van politiek in een organisatie. Het zorgt voor machtsverhoudingen die vaak tegenstrijdig zijn met het hogere bedrijfsbelang. De gemaakte keuzes kunnen onvoldoende uitgelegd worden aan de medewerkers en leidt in sommige gevallen zelfs tot het ondermijnen van het vertrouwen.

Politiek doodt innovatie in een bedrijf en is een van de grootste belemmeringen voor effectief project portfolio management.

Helaas is politiek ook een van de moeilijkste factoren om in een bedrijf aan te pakken. Het zit in de bedrijfscultuur en vraagt een radicale omslag in hoe een bedrijf gaat opereren. Vaak is wijziging in het management noodzakelijk om dat voor elkaar te krijgen. Het objectief beoordelen of een project bijdraagt aan de strategie is een absolute voorwaarde om succesvol te kunnen zijn met je project portfolio.

Kortom, hoe simpel project portfolio management ook kan zijn, de alledaagse realiteit is dat het nogal wat professionalisme vergt van een organisatie. Net zoals we persoonlijk een zekere discipline en doortastendheid aan de dag moeten leggen om telkens weer op opnieuw de juiste keuzes te maken, moet een organisatie dat ook doen. Naast de heldere strategie en een objectief besluitvormingsproces zijn er nog meer uitdagingen om tot een effectief portfolio management proces te komen. Benieuwd? We vertellen er meer over in onze volgende post.