Zoals in eerdere artikelen beschreven, vraagt projectportfolio management om een andere manier van denken. Mensen vinden verandering echter vaak eng, wat zorgt voor weerstand vanuit alle lagen van de organisatie. Om projectportfolio management succesvol te maken, is begrip van het doel en de waarde onder medewerkers cruciaal. En het is aan het management om dat te kweken. Daarom hierbij zes manieren waarop zij dit proces kunnen ondersteunen.

Wees betrokken

Wees vanaf het begin betrokken. Bij het uitwerken van het initiatief, het valideren van de business case, het begrijpen van de doelstellingen en het bepalen van de prioriteit van het initiatief in relatie tot het gehele projectenportfolio. Dat maakt het ook gemakkelijker om met betrokken medewerkers te praten over de slagingskans van initiatieven, en of hun project een plaats in het portfolio verdient. Ze zullen daardoor ook eerder geneigd zijn om met nieuwe voorstellen te komen.

Draag objectiviteit hoog in het vaandel

Zorg er echter wel voor dat betrokkenheid objectiviteit niet in de weg zit; alleen dan kan het projectportfolio managementproces succesvol worden uitgevoerd. Formuleer duidelijke criteria voor prioritering, stel heldere strategische doelstellingen die door iedereen begrepen worden en onderbouw alles met objectieve data. Managers mogen geen projecten doorduwen die politiek interessant zijn, maar niet in dat objectieve kader passen. Subjectieve projectkeuzes maken het onmogelijk om een projectenportfolio met een zo groot mogelijke businesswaarde.

Vertaal de strategie naar concrete doelstellingen

Strategie is voor veel medewerkers een vaag begrip. Want wat betekent het concreet voor hun dagelijkse werkzaamheden? Bedrijven die de vertaalslag van overkoepelende strategie naar individuele doelstellingen weten te maken, zijn succesvoller dan bedrijven die daarin niet slagen. Immers, ook op lagere niveaus moeten keuzes worden gemaakt, en het is belangrijk om, als bovenste managementlaag, lager management in staat te stellen te bepalen wat wel en wat niet bijdraagt aan de bedrijfsstrategie. Trek daarom ook tijd uit voor voldoende gezamenlijk overleg!

Kijk naar het grotere geheel

Hoger management is niet verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten – daar zijn projectmanagers voor – maar toch ligt micromanagement vaak op de loer. Probeer er niet aan toe te geven, grijp alleen in als het echt nodig is, maar gun hen verder het vertrouwen. Het helpt daarbij om een centraal statusoverzicht van projecten te hebben: door te allen tijde zicht op alles te hebben zal de behoefte om te micromanagen afnemen. Managers kunnen daardoor focussen op wat echt hun aandacht vraagt.

Balanceer projectwerkzaamheden met de dagelijkse gang van zaken

Een andere uitdaging voor managers is het balanceren van projectwerkzaamheden met de dagelijkse operatie. Immers, die taken moeten ook allemaal worden vervuld. En als medewerkers te veel worden belast, kan dat uiteindelijk tot problemen leiden waar zowel nieuwe projecten als dagelijkse werkzaamheden onder gebukt gaan. Aan managers daarom om te zorgen voor een goede balans en tijdig te acteren als deze in gevaar komt. Daarmee waarborgen ze zowel de status quo, als een succesvolle toekomst.

Blijf evalueren

Projectportfolio management is een oneindige cyclus: terwijl projecten worden afgerond, worden nieuwe initiatieven voorgesteld, en vice versa. Niet alle projecten zullen slagen, sommige mislukken, weer andere zijn een klinkend succes. Het is belangrijk om te evalueren wat goed is gegaan, en successen te vieren. Net zo goed moet soms gekeken worden naar wat anders had gemoeten. Werken aan de juiste initiatieven en deze tot een goed einde brengen leidt tot gedeeld succes: van de medewerkers, de managers, en daarmee het hele bedrijf.