Project portfolio management, oftewel juiste projecten selecteren, is een kunst. Gelukkig zijn er applicaties die dit proces ondersteunen. Door projecten te centraliseren en op te volgen hoe de projecten bijdragen aan de doelstellingen van een bedrijf, maar ook door de financiële performance te monitoren en rapportages aan te bieden. Maar: welke project portfolio management applicatie kun je het beste kiezen? En: waar moet je daarbij op letten? 

Bepaal duidelijk de scope

Er is een wezenlijk verschil tussen projectmanagement en project portfolio management. De eerste discipline draait om goede uitvoering, terwijl de tweede juist volledig draait om keuze van juiste projecten. Het is een totaal ander perspectief, dat dan ook om totaal andere softwarefunctionaliteit vraagt. Stel daarom, voor je op zoek gaat, de scope vast. Wil je de projectmanagers ondersteunen? Daar is meer dan genoeg geschikte software voor. Ben je op een hoger niveau op zoek naar totaaloverzicht, zodat je te allen tijde aan de juiste projecten kunt werken? Focus dan op een softwareontwikkelaar die project portfolio management als core business heeft.

Denk groot, maar start bescheiden

Wanneer je naar specialistische software op zoek gaat, zal je merken dat bij veel leveranciers de mogelijkheden eindeloos zijn. Van demand management om nieuwe ideeën te stimuleren en uitgebreide opties om projecten tot in detail te plannen, tot complex operationeel resource management van individuele medewerkers, koppelingen met bestaande ERP-systemen en een portfoliomanagementlaag. Hoe interessant al die functies ook klinken, het is verstandiger om te starten met een beheersbaar pakket. Het succes van een nieuw pakket hangt ook af van hoe gemakkelijk het te implementeren en te gebruiken is. Aangezien succesvol project portfolio management staat of valt met volledig overzicht, moeten alle betrokkenen er gebruik van maken. Denk groot, maar verlies het doel niet uit het oog en start bescheiden.

Kies een moderne gebruikersinterface

Het klinkt misschien logisch, maar: de bruikbaarheid van een programma is cruciaal. Voldoet het aan moderne best practices? Kunnen gebruikers snel en gemakkelijk navigeren? Natuurlijk biedt elke leverancier een training, maar het gaat om de tijd erna. Een applicatie die makkelijk in gebruik is, wordt ook sneller geadopteerd. Als mensen positief zijn over de gebruiksvriendelijkheid van software, wordt het een stuk gemakkelijker om deze te implementeren. 

Kies een applicatie die meegroeit

Onderzoek vooral ook of applicaties bij het formaat van jouw organisatie passen. Sommige applicaties bieden zoveel functionaliteit voor zulke grootschalige uitrol, dat door de bomen het bos uit zicht kan raken. Andere bieden misschien nu de juiste opties, maar over een paar jaar niet meer, als je organisatie er juist wel behoefte aan heeft. Onderzoek en overleg daarom met potentiële leveranciers hoe zij ervoor zorgen dat een project portfolio managementapplicatie meegroeit.

Blijf ook na de implementatie in de lead

Ook goed om dan te bespreken is hoe makkelijk een applicatie te configureren is. Met andere woorden: moet de leverancier na de initiële implementatie er bij elke wijziging aan te pas komen, of kun je dat ook zelf? Stel voor of het mogelijk is om mensen daarvoor in-house op te leiden, zodat je als afnemer ook na de implementatie in de lead blijft. Dat helpt bij het beheersbaar houden van de kosten, én zorgt ervoor dat je kennis over inrichting en bepaalde keuzes in huis houdt.

Kortom, wees kritisch maar ook reëel. Hou het beheersbaar en zoek een applicatie die zich aanpast aan jouw niveau. Op die manier kun je succesvol van start kan gaan met project portfolio management.