Het is inmiddels oktober; het begin van het vierde kwartaal, wat betekent dat veel organisaties de budgetten voor 2020 aan het opstellen zijn. Welke groei wordt er verwacht? Hoe uit zich dat volgend jaar in extra inkomsten en uitgaven? En: welke projecten gaan we uitvoeren om die groei te realiseren? Maar is het toekennen van jaarlijkse budgetten eigenlijk wel verenigbaar met effectief project portfolio management? We geven je vier adviezen om het beste van beide werelden te combineren.

1. Werk de forecasts voortdurend bij

Om te beginnen bij het begin: project portfolio management is een continu proces om de juiste projecten portfolio te waarborgen. Het zou geen jaarlijkse oefening mogen zijn. Het toekennen van een budget is dat echter vaak wel. Om goede input aan te leveren over het budget dat je aankomend jaar voor het projecten portfolio nodig hebt, zijn bijgewerkte forecasts van alle initiatieven en projecten nodig. In een ideale wereld zou de financiële projectinformatie maandelijks bijgewerkt moeten worden, maar als dat proces nog niet zo is ingericht, zorg er dan in elk geval voor dat vóór de jaarlijkse budgetcyclus alle initiatieven worden geëvalueerd, en er een realistische forecast wordt opgegeven.

2. Betrek mensen bij het proces

Het is belangrijk om medewerkers hierbij te betrekken, en ook te blijven betrekken. Dat betekent dat je hen niet moet afrekenen op bijgestelde forecasts. Creëer een open cultuur, waarin budgetten op basis van voortschrijdend inzicht kunnen worden bijgesteld. Dat zorgt ervoor dat de uitvoering van projecten succesvoller wordt, met een realistischer budget.

3. Verlies je niet in de details

De verleiding is groot om het budget tot in de kleinste details uit te werken, maar het is belangrijk om je daarin niet te verliezen. Focus in plaats daarvan op hoe een initiatief bijdraagt aan de strategie, en de waarde die het toevoegt. Project portfolio management is daarbij je beste vriend: het scoort elke initiatief op strategische doelstellingen. Daardoor wordt het veel makkelijker om budgetten en de keuzes die je daarop baseert, toe te lichten

4. Wees effectief

Het belangrijkst is dat het proces effectief is. Dat betekent dat, zoals hierboven aangegeven, voortdurend moet worden bepaald welke projecten worden uitgevoerd, in plaats van eens per jaar. Bedrijven kunnen anders ook niet snel reageren op marktontwikkelingen. Toch is de realiteit vaak nog steeds anders: budgetten worden nog veelal jaarlijks vastgesteld. Maar hoe goed een vooruitziende blik ook is, in een jaar kan veel gebeuren. Onverwachte zaken vereisen dan bijstelling. Het is de taak van de manager om binnen dat budget toch aan prioritering van projecten te blijven doen. Dat houdt in dat de toewijzing van het totale jaarlijkse budget aan de geplande projecten wel degelijk nog steeds kan wijzigen in het nieuwe jaar. 

Blijf daarom binnen het toegewezen budget aan project portfolio management doen. Plan maandelijks of per kwartaal een evaluatie in. Bespreek daarbij ook of de projecten in het portfolio nog steeds de beste samenstelling zijn. En: aarzel vooral niet om de mix aan projecten tijdens het jaar aan te passen. Op die manier worden twee werelden op de beste manier met elkaar verbonden.