Bij de gemiddelde organisatie gebeurt te veel tegelijk om van alles op de hoogte te kunnen zijn. Natuurlijk is het van belang dat de strategische doelstellingen naar concrete resultaten worden vertaald, maar hoe weet je wat je doet daar daadwerkelijk aan bijdraagt? Hoe neem je de juiste beslissingen, hoe richt je je op de juiste initiatieven? Projectportfolio management (ppm) helpt om deze vragen te beantwoorden. In dit artikel leggen we uit hoe je daarmee het beste kunt beginnen.

Creëer een centraal overzicht

Het goede nieuws: stiekem is bij elke organisatie al een zekere basis voor project portfolio management aanwezig, vaak in de vorm van een lijst met de diverse projecten. Het probleem is alleen dat deze niet centraal wordt beheerd, waardoor er vaak meerdere versies in omloop zijn. Al met al maakt dit het heel lastig om het juiste overzicht à la minute tevoorschijn te toveren. Begin daarom met het creëren van één centraal overzicht van alle initiatieven binnen de organisatie. Voeg  daaraan zowel projecten en programma’s toe die al worden uitgevoerd, als initiatieven die nog gaan starten. Spreek af wie de lijst bijhoudt en beheert, en wees daarin ook streng: wat niet op de lijst staat, bestaat niet en mag dus geen aanspraak maken op resources.

Vertaal je strategie naar concrete doelstellingen

Vervolgens is het zaak om te bepalen in hoeverre elk project bijdraagt aan de strategische doelstellingen. Dat klinkt wellicht simpel, maar dat is het niet. Je kunt het jezelf wel makkelijker maken door per afdeling een strategische doelstelling te formuleren. Het verbeteren van de gebruikerservaring is bijvoorbeeld op te splitsen in projecten voor de IT-afdeling (verbeteren van de webinterface) en HR (vergemakkelijken van het recruitmentproces). Betrek de managers van deze afdelingen hier ook bij: zo creëer je niet alleen zogenoemde ‘buy-in’, betrokkenheid, maar je maakt ook goed duidelijk waar zij naartoe moeten werken. Neem hier de tijd voor, en voorkom zo dat je projecten selecteert die gelinkt zijn aan de verkeerde doelstellingen.

Categoriseer projecten

Besluitvormers begrijpen het totaalplaatje meestal beter als dezelfde data op een andere, duidelijkere manier aan ze wordt gepresenteerd. Ze zullen daarna ook makkelijker keuzes kunnen maken. Bepaal daarom wat voor de organisatie belangrijk is. Daarbij kun je denken aan de regio, het risicoprofiel van het project, de marktontwikkeling waarop het project inspeelt. Ook het projecttype is interessant: gaat het bijvoorbeeld om innovatie, productverbetering of een wettelijke verplichting? Door op voorhand goed na te denken welke labels aan een project worden gehangen, maak je het besluitvormingsproces een stuk makkelijker.

Wees niet bang om keuzes te maken

Als het gecentraliseerde overzicht met gecategoriseerde projecten, gelabelde initiatieven en duidelijke strategische bijdragen er eenmaal is, kunnen keuzes worden gemaakt. Hoeveel projecten passen binnen het beschikbare budget? Zijn de beoogde mensen om de projecten uit te voeren wel beschikbaar? Een projectportfolio managementoplossing, hoe simpel ook, kan helpen om dit overzicht op een centrale plek te evalueren – al is het alleen maar voor rapportages om de gesprekken tussen alle betrokkenen te ondersteunen en zo snel en eensgezind keuzes te maken.

Blijf dit herhalen

Het is een hele exercitie, maar voor wie blij is dat deze eenmaal achter de rug is, hebben we helaas minder goed nieuws: projectportfolio management is een continu proces. Projecten worden immers voortdurend afgerond en nieuwe initiatieven voorgesteld. Lopende projecten vallen soms tegen en moeten dan voortijdig worden beëindigd. Kortom: stuk voor stuk aanleidingen om het projectportfolio opnieuw te evalueren. Maak van ppm daarom een herhalingsoefening, en waarborg op deze manier dat de organisatie enkel bezig is met zaken die in lijn zijn met de strategische doelen. Op die manier hoeft het ook niet moeilijk te zijn. Want ja, het is een andere manier van denken en organiseren, en ja, het zal met vallen en opstaan gaan. Zelfs met templates en software als leidraad is het voor mensen moeilijk om de omschakeling direct te maken, want vernieuwing is altijd spannend. Gun medewerkers daarom tijd om aan dit nieuwe proces te wennen.