Bij de overgrote meerderheid van de organisaties is sprake van meerdere gelijktijdige projecten. Daardoor kunnen door het bos de bomen uit zicht raken: hoe draagt elk project bij aan de strategische doelen? Om er toch voor te zorgen dat doelen bereikt kunnen worden, is goed management van het projectportfolio cruciaal. Wil een organisatie dat echter succesvol kunnen uitvoeren, dan moet worden begonnen bij de basis: begrijpen hoe projecten, programma’s en portfolio’s verschillen maar ook samenhangen. Op die manier kunnen organisaties overzicht scheppen én houden.

Projecten

We beginnen bij het laagste niveau: projecten. Een project is, net als een programma, een tijdelijke onderneming, en bedoeld om tot een vooraf bepaald resultaat te komen. Binnen elk project is, naast van een doel, sprake van een budget, tijdsplanning en taken. Aan een project kan één persoon werken, maar ook meerdere mensen, teams of afdelingen.

Programma

Meerdere projecten kunnen samen één programma vormen. Een programma heeft, net als een project, een bepaalde tijdsduur, en bestaat uit meerdere projecten. De aandachtsgebieden van deze projecten kunnen onderling verschillen en door verschillende afdelingen worden uitgevoerd, maar ze staan in dienst van één gemeenschappelijk doel, dat niet kan worden bereikt zonder de projecten samen te voegen. Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf een nieuw product wil lanceren, dan vraagt dat om verschillende projecten op de ontwikkel-, sales-, marketing- en distributieafdelingen. In zulke gevallen is het handig om een programmamanager zicht te laten houden op de status van projecten in zijn programma. Hij zorgt er ook voor dat het gemeenschappelijke doel niet uit het oog wordt verloren.

Portfolio

Ten slotte is er het overkoepelende portfolio, waar de verschillende projecten en programma’s binnen een organisatie onder verenigd worden. De projecten en programma’s hoeven niet per se onderling gerelateerd te zijn om binnen één portfolio te kunnen vallen, maar werken allen toe naar dezelfde strategische doelstellingen. Bedenk: een commercieel bedrijf heeft winstmaximalisatie voor ogen, en er zijn meerdere losse projecten en verschillende programma’s die daarvoor kunnen zorgen. Door deze projecten en programma’s samen in een portfolio onder te brengen, is er één overzicht van de initiatieven die naar dit doel toewerken.

Meer dan één portfolio

Dat betekent overigens niet dat er bij een organisatie sprake is van maar één portfolio: onder het overkoepelende portfolio bestaan dikwijls meerdere portfolio’s, binnen verschillende lagen in het bedrijf, zoals op afdelings- of zelfs businessunitniveau. Op die manier worden projecten en programma’s gegroepeerd waarvoor één bepaalde manager verantwoordelijk is. Door portfolio’s op diverse lagen in de organisatie te gebruiken, kunnen verantwoordelijke managers de set aan projecten en programma’s gemakkelijker beheren zonder het einddoel uit het oog te verliezen.

Begin bij het begin

Om de focus op het grote geheel (terug) te krijgen, moet bij het begin worden begonnen. Definieer en evalueer hiervoor de verschillende projecten en programma’s. Bepaal welke initiatieven bijdragen aan de strategische doelen en maak keuzes. De projecten en programma’s worden vervolgens op hun beurt weer onderdeel van één of meerdere portfolio’s. Vervolgens moet voortdurend worden bewaakt of het portfolio nog steeds strookt met de bedrijfsdoelen en of voor elk onderdeel genoeg aandacht is. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of de omstandigheden optimaal zijn – beschikken mensen over de juiste hulpmiddelen en de laatste kennis. Ten slotte moet worden gecontroleerd hoe de uitvoering er voor staat door periodieke en vooraf afgesproken rapportages..